Tous ce qu’il faut savoir sur le Tese
Le Tese est un dispositif proposé par l’Urssaf qui permet aux employeurs, notamment les TPE et PME, de simplifier considérablement leurs démarches administratives liées à l’embauche et à la gestion des salariés.
Dans un contexte où la complexité administrative peut représenter un frein pour les petites structures, le Tese apparaît comme une solution efficace pour se concentrer sur son coeur de métier tout en respectant ses obligations légales.
Ce service gratuit prend en charge l’ensemble des formalités liées à l’emploi, de la déclaration d’embauche au calcul des cotisations sociales. Découvrons ensemble pourquoi et comment utiliser ce dispositif pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise.
Qu’est-ce que le Tese et à qui s’adresse-t-il ?
Définition et principes du Tese
Le Titre Emploi Service Entreprise (Tese) est un service gratuit de l’Urssaf destiné à faciliter les démarches des employeurs en matière de gestion de la paie et des déclarations sociales. Instauré pour alléger la charge administrative des entreprises, ce dispositif remplace plusieurs formalités obligatoires par une déclaration unique.
Le Tese permet notamment de :
- Réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
- Établir le contrat de travail
- Produire les bulletins de paie
- Calculer les cotisations sociales dues
- Effectuer les déclarations sociales obligatoires
- Préparer les attestations de fin de contrat (notamment pour France Travail)
Véritable guichet unique, ce service offre aux employeurs une solution clé en main pour gérer l’ensemble des obligations liées à l’emploi de salariés.
Entreprises éligibles au Tese
Le Tese s’adresse principalement aux petites et moyennes entreprises. Sont éligibles, les entreprises dont l’effectif n’excède pas 20 salariés, quel que soit leur statut juridique (entreprise individuelle, EURL, SARL, SAS, etc.) et leur secteur d’activité, à l’exception de certaines professions réglementées (notamment, les entreprises de travail temporaire, les groupements d’employeurs, les comités sociaux et économiques et les secteurs de la pêche et de l’aquaculture).
Vérifier que votre entreprise est éligible à ce service
Il est important de noter que certaines conventions collectives complexes ou certains statuts particuliers peuvent rendre difficile l’utilisation du Tese. Dans ce cas, l’Urssaf recommande de vérifier la compatibilité du dispositif avec votre situation spécifique.
Types de contrats et salariés concernés
Le Tese peut être utilisé pour l’ensemble des salariés, quelle que soit la durée du contrat :
- Contrats à durée indéterminée (CDI)
- Contrats à durée déterminée (CDD)
- Contrat de professionnalisation
- Contrats d’apprentissage
- Contrats à temps partiel
L’employeur qui souhaite adhérer à ce service, doit utiliser exclusivement ce dispositif pour l’ensemble de ses salariés.
L’Urssaf service Tese peut être utilisé pour un salarié déjà présent dans l’entreprise ou pour toute nouvelle embauche.
A savoir : Certaines catégories de salariés ne peuvent pas être déclarées via le Tese, notamment, les intermittents du spectacle, les expatriés, les salariés relevant de certains régimes spéciaux.
Comment fonctionne le Tese ?
Le fonctionnement du Tese repose sur un processus en plusieurs étapes, depuis l’adhésion jusqu’au paiement des cotisations sociales.
Processus d’adhésion au Tese
L’adhésion au Tese se fait en ligne sur le site officiel de l’Urssaf. Voici les étapes à suivre :
- Créez votre compte sur le site officiel de l’Urssaf
- Renseignez les informations relatives à votre entreprise
- Validez votre demande d’adhésion
- Attendez la confirmation d’inscription pour commencer à utiliser le service
Vous n’avez pas encore d’espace en ligne Urssaf service Tese ?
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La déclaration d’embauche via le Tese
Pour embaucher un salarié avec le Tese, vous devez compléter le voler « Identification du salarié » qui remplace la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Ce document comprend :
- L’identité du salarié
- Le type de contrat (CDI, CDD)
- La rémunération brute
- La durée du travail
Ce volet doit être transmis au centre Tese au plus tard le jour précédent l’embauche effective du salarié.
L’élaboration des bulletins de paie
Pour la réalisation des bulletins de paie, vous devez compléter le volet social, disponible sur votre espace employeur en ligne. Ce document doit mentionner :
- Le nombre d’heures travaillées
- Le salaire brut
- Les primes et indemnités éventuelles
- Les abscences et congés
- Les heures supplémentaires ou complémentaires
Une fois le voler social validé, le centre Tese calcule automatiquement les cotisations sociales et vous transmet :
- Les bulletins de paie à remettre à vos salariés
- Un décompte de cotisations détaillant les montants à payer
- Une notification du montant à régler par prélèvement SEPA
Le paiement des cotisations sociales
Le règlement des cotisations sociales s’effectue par prélèvement automatique sur votre compte bancaire. Il est essentiel de vérifier que votre compte bancaire est suffisamment approvisionné à la date du prélèvement pour éviter tout retard de paiement et les pénalités qui en découleraient.
Quelles sont les obligations des employeurs ?
Malgré sa simplicité, le Tese vous impose certaines obligations en tant qu’employeur :
Respect des délais déclaratifs
Vous devez impérativement respecter les délais suivants :
- Déclaration préalable à l’embauche : au plus tard dans les 8 jours précédant la prise de poste.
- Déclaration des éléments variables de paiement : généralement avant le 25 du mois en cours.
- Paiement des cotisations sociales : selon le calendrier communiqué par l’Urssaf.
Le non-respect de ces délais peut entraîner des pénalités financières ou des complications administratives.
Conservation des documents obligatoires
Même si le Tese génère et archive une partie des documents sociaux, vous restez responsable de la conservation de certains documents, notamment :
- Les contrats de travail signés
- Les copies des bulletins de paie
- Le registre unique du personnel
- Les documents relatifs aux cotisations sociales
- Le document unique d’évaluation des risques professionnels
Ces documents doivent être conservés selon les durées légales en vigueur (généralement entre 3 et 5 ans).
Mise à jour des informations de l’entreprise
En tant qu’employeur, vous devez veiller à la mise à jour régulière des informations concernant votre entreprise et vos salariés :
- Changement d’adresse ou de coordonnées bancaires
- Modification de la situation juridique de l’entreprise
- Évolution de la situation personnelle des salariés
- Changements de rémunération ou de temps de travail
Toute modification doit être communiquée rapidement au centre Tese pour garantir l’exactitude des déclarations et des bulletins de paie.
Quelles sont les limites du Tese ?
Malgré ses nombreux avantages, le Tese présente certaines limites qu’il convient de connaître avant d’y adhérer.
Restrictions liées aux conventions collectives
Le Tese ne prend pas en charge toutes les spécificités des conventions collectives. Si votre entreprise applique une convention collective comportant des dispositions particulières (primes spécifiques, calculs de cotisations particuliers), le Tese pourrait ne pas être adapté à votre situation.
Connaître la convention collective applicable à votre entreprise
Pour vous assurer que votre entreprise respecte l’ensemble de ses obligations légales, il est essentiel de connaître la convention collective qui s’applique à votre secteur. Le Code du travail numérique vous permet d’accéder rapidement aux textes officiels et aux informations actualisées pour identifier vos droits et obligations.
Que vous soyez entrepreneur, indépendant, ou responsable d’une TPE/PME, cette ressource vous offre un outil pratique pour vérifier et comprendre les spécificités de votre convention collective
Gestion des cas particuliers
Certaines situations complexes ne sont pas gérées par le Tese, notamment :
- Les salariés multi-employeurs
- Les contrats spécifiques
- Les saisies sur salaires
- Les régimes de prévoyance
- Certains types d’exonérations spécifiques
- Les régimes de retraite supplémentaire particuliers
Dans ces cas, il peut être préférable de recourir à un expert-comptable pour les questions complexes et/ou à un logiciel de paie spécialisé pour les aspects non couverts par le Tese.
Temps de traitement des déclarations
Bien que le système soit efficace, il existe un délai de traitement entre l’envoi du volet social et la réception des bulletins de paie. Il est donc nécessaire d’anticiper et de respecter les échéances pour permettre la remise des bulletins de paie aux salariés dans les délais légaux.
Les questions fréquentes
Le Tese, c’est quoi ?
Le Tese (Titre Emploi Service Entreprise) est un dispositif proposé par l’Urssaf pour simplifier les démarches administratives liées à l’emploi de salariés. Il permet de centraliser l’ensemble des formalités : contrat de travail, déclaration d’embauche, bulletins de paie, calcul des cotisations sociales, etc.
Qui peut utiliser le Tese ?
Le Tese s’adresse aux entreprises de moins de 20 salariés (hors intérim) situées en France. Il est particulièrement utile pour les TPE/PME, artisans, commerçants ou professions libérales qui souhaitent gagner du temps dans leur gestion RH. Attention : il ne concerne pas les particuliers employeurs (qui bénéficient d’une solution similaire appelée, le CESU (Chèque Emploi Service Universel)), ni les structures relevant du régime agricole (qui relèvent du Tesa (Titre Emploi Service Agricole)).
Quelles démarches sont automatisées avec le Tese ?
Grâce au Tese, vous pouvez automatiser :
- La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
- L’établissement du contrat de travail
- L’édition des bulletins de paie
- Le calcul et le paiement des cotisations sociales
- L’envoi automatique de la DSN (Déclaration Sociale Nominative)
- L’envoi de l’attestation Pôle Emploi en cas de fin de contrat
- La gestion du solde de tout compte
En résumé, c’est une solution clé en main pour gérer l’embauche en toute simplicité.
Le Tese est-il compatible avec tous les types de contrats ?
Oui, le Tese peut être utilisé pour :
- Les CDI
- Les CDD
- Les emplois saisonniers
- Les contrats à temps partiel ou à temps plein
Attention : certains contrats spécifiques comme l’apprentissage ou les contrats aidés peuvent nécessiter un traitement à part.
Comment s’inscrire au Tese ?
L’inscription se fait en ligne sur le site officiel de l’Urssaf letese.urssaf.fr. Il suffit de créer un compte en quelques clics et de suivre les étapes d’adhésion. Une fois inscrit, l’employeur peut déclarer son salarié directement depuis l’interface Tese.
Le Tese est-il obligatoire ?
Non, l’utilisation du Tese est facultative. C’est une solution alternative aux démarches classiques de gestion de la paie et des déclarations sociales. Il est particulièrement recommandé pour les petites structures qui n’ont pas de service RH ou comptable et qui veulent simplifier la gestion des salariés.
Le Tese est-il gratuit ?
Oui, le service Tese proposé par l’Urssaf est entièrement gratuit. Il n’y a aucun coût d’adhésion ou de fonctionnement pour l’employeur.
Le Tese remplace-t-il un logiciel de paie ?
Oui, dans une certaine mesure. Le Tese génère automatiquement les bulletins de salaire, calcule les cotisations et édite les documents obligatoires. Cependant, pour les cas complexes (conventions collectives spécifiques, primes, heures supplémentaires, etc.), un logiciel de paie peut rester nécessaire.
Le Titre Emploi Service Entreprise constitue indéniablement une solution avantageuse pour les petites et moyennes entreprises souhaitant simplifier leur gestion administrative. En centralisant l’ensemble des démarches liées à l’emploi de salariés, ce dispositif permet aux employeurs de gagner un temps précieux tout en bénéficiant d’une sécurité juridique renforcée.
Gratuit, facile d’accès et constammment mis à jour, le Tese répond particulièrement bien aux besoins des structures ne disposant pas de service RH dédié. Il leur offre la possibilité de se conformer à l’ensemble de leurs obligations légales sans avoir à investir dans des solutions coûteuses ou à maîtriser l’intégralité du droit social français.
Si le dispositif présente certaines limitations, notamment pour les entreprises dépassant 20 salariés ou celles soumises à des conventions collectives spécifiques, il demeure une option à considérer sérieusement pour tout employeur soucieux d’optimiser sa gestion administrative.
Dans un contexte économique où la simplification des démarches représente un enjeu majeur pour la compétitivité des entreprises, le Tese s’impose comme un outil précieux au service des employeurs français.
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